PENTINGNYA KEARSIPAN BAGI ORGANISASI ATAU LEMBAGA

0
101

Pengelolaan arsip yang dilaksanakan dengan baik dan benar sesuai dengan kaidah kearsipan akan menghadirkan manfaat yang besar bagi kehidupan organisasi, pemerintah dan masyarakat. Ketersediaan arsip secara utuh, otentik dan terpercaya pada setiap Lembaga dan Pemerintah Daerah akan memberikan dukungan nyata bagi pelaksanaan reformasi birokrasi utamanya untuk kemanfaatan penilaian kinerja, pertanggungjawaban kinerja, pelayanan publik serta penyediaan alat bukti bagi kepentingan lainnya.

Penataan kearsipan tidak sekadar disimpan atau ditumpuk begitu saja, tetapi perlu diatur cara penyimpanannya dengan melalui beberapa tahapan dengan tujuan sistem pengarsipan yang rapi dan ketika arsip dibutuhkan mudah ditemukan kembali. Terkadang terlihat disuatu instansi atau organisasi dalam memperlakukan arsip itu tidak pada semestinya yang nantinya berdampak pada instansi itu sendiri bila arsip itu berguna sebagai informasi yang berkenaan dengan pengambilan keputusan

Beberapa komponen penting dalam penyelenggaraan kearsipan adalah :

  1. Sistem

Untuk mewujudkan tujuan kearsipan perlu adanya dukungan atau metode/sistem yang tepat dalam pengelolaan arsip. Pengembangan sistem pengelolaan arsip haruslah mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi sebagai upaya penyelenggaraan kearsipan menuju kearah kesempurnaan. Pemahaman tentang sistem kearsipan harus dimiliki seorang pemimpin organisasi atau pembina kearsipan.

  • Ketersediaan sarana dan prasarana kearsipan

Pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana sesuai standar kearsipan yang berlaku adalah sebagai berikut :

a. pemenuhan ruangan (cukup luas, menggunakan bahan bangunan yang tidak mudah rusak, berada didaerah yang aman, temperature suhu dan kelembapan disesuaikan dengan kebutuhan penyimpanan)

b. Lemari atau rak arsip, berbagai macam jenis penyimpanan adalah :

* Penyimpanan secara vertical :

– Lateral filing cabinet (lemari arsip yang berpintu dan mempunyai papan alas untuk menyimpan arsip)

– Rotary filing cabinet (tempat penyimpanan arsip yang digerakkan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali tidak banyak menghabiskan tenaga)

– Mobile file mechanic (lemari arsip dengan penggerak mekanik dan indeks system yang memudahkan dalam penyimpanan, pencarian, dan penghematan ruangan)

– Drawer filing cabinet(lemari arsip yang berlaci-laci, yang dapat ditarik keluar masuk)

– Vertikal plan file (lemari untuk menyimpan file gambar teknik ukuran A1-A0

– Card cabinet (lemari untuk menyimpan berbagai ukuran kartu)

– Rak (lemari terbuka tanpa pintu untuk menyimpan arsip inaktif)

* Penyimpanan secara horizontal :

– Guide (sekat petunjuk yang terbuat dari kertas tebal/karton dengan ukuran tertentu yang memuat kode pada tabnya)

– Folder (map berupa lipatan karton/plastic yang dipergunakan untuk menyimpan warkat) dengan berbagai bentuknya seperti brief ordner, stopmap, snelhecter, hanging map (map gantung)

– Rak sortir (rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan/disimpan ke dalam folder masing-masing)

–  Kartu indeks (kartu yang berukuran 15 x 10 cm yang didalamnya memuat data tentang warkat yang akan disimpan).

Kriteria pemilihan suatu peralatan kearsipan :

  1. Sesuai dengan ruang lingkup organisasi
  2. Sesuai dengan luas ruangan yang tersedia
  3. Sesuai dengan bentuk dan ukuran fisik arsip
  4. Dapat menjamin keselamatan fisik arsip.
  • Anggaran

Semua aktifitas manusia memerlukan modal karena tanpa modal manusia tidak akan daapat berbuat banyak begitu juga dalam program kearsipan. Oleh karena itu Lembaga atau organisasi sangat penting untuk menyiapkan anggaran kearsipan.

  • Sumberdaya Manusia

Pengaruh SDM kearsipan dalam kegiatan kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting karena tanpa dukungan SDM yang mampu dan handal apalah artinya system, kelembagaan atau sarana dan prasarana. SDM kearsipan bukan hanya pengelola arsip atau arsiparis tapi termasuk adalah pimpinan organisasi selaku decision maker dan Pembina kearsipan. Peranan pimpinan sebagai pengambil keputusan di bidang kearsipan memang tidak bisa diabaikan, banyak kasus dimana instansi yang melakukan kegiatan kearsipan dimulai dari kesulitan pimpinan ketika mencari arsip atau dokumen yang dibutuhkan dan tidak ditemukan. Bermula dari kesulitan tersebut sehingga instansi memprogramkan kegiatan kearsipan secara lebih intensif.
Melalui berbagai upaya pembinaan kearsipan  diharapkan setiap organisasi / unit kerja dapat mengelola kearsipannya dengan cara yang baik dan benar. Disamping itu pada masa yang akan datang diharapkan akan muncul tenaga-tenaga profesional di bidang kearsipan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.

Penataan Arsip yang Tertib dan Rapi
Tertib Arsip Memudahkan Penemuan Dokumen

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here